Privacyverklaring
Welke gegevens verzamelen wij?
Wanneer u een gesprek voert met VJP, worden de volgende gegevens verwerkt:
- Gespreksinhoud (transcript): de tekst van uw gesprek met VJP
- Sessie-ID: een anonieme, willekeurig gegenereerde code die uw gesprek identificeert
- Tijdstip: het moment waarop het gesprek plaatsvond
Daarnaast verwerken wij automatische technische bezoekersgegevens:
- IP-adres
- Browser- en apparaatinformatie
- Tijdstip van bezoek
Belangrijk: IP-adressen en gespreksinhoud worden bewust gescheiden opgeslagen in verschillende systemen. Er is geen koppeling tussen beide.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
De gespreksgegevens worden uitsluitend gebruikt om:
- VJP te verbeteren en te evalueren
- De kwaliteit van antwoorden te bewaken
- Te begrijpen welke vragen gebruikers stellen
De gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden, profiling of verkoop aan derden.
Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische maatregelen om uw gegevens te beveiligen:
- Versleutelde verbinding (HTTPS)
- Toegangsbeveiliging op de database (Row Level Security)
- Strikte scheiding tussen gespreksdata en technische bezoekersgegevens
- Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang
Opslag en doorgifte
Transcripten en sessiegegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Voor de real-time spraakverwerking van VJP kan gespreksinhoud tijdelijk verwerkt worden door dienstverleners buiten de EU (waaronder de Verenigde Staten). Deze doorgifte is uitsluitend bedoeld om de avatar-conversatie mogelijk te maken en is beveiligd via standaardbepalingen (AVG artikel 46).
Grondslag voor verwerking
Wij verwerken uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): het verbeteren van een gratis publieke dienst. Vóór elk gesprek wordt u expliciet geïnformeerd en dient u akkoord te gaan.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Gespreksgegevens worden bewaard voor maximaal 12 maanden, waarna ze automatisch worden verwijderd. Deze periode is nodig om VJP op basis van eerdere gesprekken te verbeteren. Technische serverlogbestanden (zoals IP-adressen) worden bewaard conform het retentiebeleid van onze hostingprovider.
Verwerkers
Voor het functioneren van VJP werken wij samen met externe dienstverleners in de volgende categorieën:
- Avatar- en spraakverwerking (real-time conversatie)
- Real-time audio/video-communicatie (WebRTC)
- Database voor sessie- en gesprekgegevens
- Hosting en server-infrastructuur
- Technische implementatie en onderhoud
Met elke verwerker zijn afspraken vastgelegd conform AVG artikel 28. Specifieke namen van verwerkers zijn op verzoek beschikbaar.
What data do we collect?
When you have a conversation with VJP, the following data is processed:
- Conversation content (transcript): the text of your conversation with VJP
- Session ID: an anonymous, randomly generated code that identifies your conversation
- Timestamp: the moment the conversation took place
Additionally, we process automatic technical visitor data:
- IP address
- Browser and device information
- Time of visit
Important: IP addresses and conversation content are deliberately stored separately in different systems. There is no link between the two.
What do we use your data for?
Conversation data is used exclusively to:
- Improve and evaluate VJP
- Monitor the quality of answers
- Understand what questions users ask
Data is not used for commercial purposes, profiling, or sale to third parties.
Data security
We take appropriate technical measures to secure your data:
- Encrypted connection (HTTPS)
- Database access control (Row Level Security)
- Strict separation between conversation data and technical visitor data
- Only authorized staff have access
Storage and transfer
Transcripts and session data are stored on servers within the European Union. For VJP's real-time speech processing, conversation content may be temporarily processed by service providers outside the EU (including the United States). This transfer is solely intended to enable the avatar conversation and is protected by standard contractual clauses (GDPR Article 46).
Legal basis for processing
We process your data based on legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR): improving a free public service. Before each conversation, you are explicitly informed and must agree.
How long do we keep your data?
Conversation data is kept for a maximum of 12 months, after which it is automatically deleted. This period is needed to improve VJP based on earlier conversations. Technical server logs (such as IP addresses) are retained according to our hosting provider's retention policy.
Processors
To operate VJP, we work with external service providers in the following categories:
- Avatar and speech processing (real-time conversation)
- Real-time audio/video communication (WebRTC)
- Database for session and conversation data
- Hosting and server infrastructure
- Technical implementation and maintenance
Agreements with each processor are in place in accordance with GDPR Article 28. Specific names of processors are available on request.
Welche Daten erheben wir?
Wenn Sie ein Gespräch mit VJP führen, werden folgende Daten verarbeitet:
- Gesprächsinhalt (Transkript): der Text Ihres Gesprächs mit VJP
- Sitzungs-ID: ein anonymer, zufällig generierter Code, der Ihr Gespräch identifiziert
- Zeitstempel: der Zeitpunkt des Gesprächs
Zusätzlich verarbeiten wir automatische technische Besucherdaten:
- IP-Adresse
- Browser- und Geräteinformationen
- Besuchszeitpunkt
Wichtig: IP-Adressen und Gesprächsinhalte werden bewusst getrennt in verschiedenen Systemen gespeichert. Es gibt keine Verbindung zwischen beiden.
Wofür verwenden wir Ihre Daten?
Gesprächsdaten werden ausschließlich verwendet, um:
- VJP zu verbessern und zu evaluieren
- Die Qualität der Antworten zu überwachen
- Zu verstehen, welche Fragen Benutzer stellen
Die Daten werden nicht für kommerzielle Zwecke, Profiling oder den Verkauf an Dritte verwendet.
Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:
- Verschlüsselte Verbindung (HTTPS)
- Zugriffskontrolle auf die Datenbank (Row Level Security)
- Strikte Trennung zwischen Gesprächsdaten und technischen Besucherdaten
- Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugang
Speicherung und Übermittlung
Transkripte und Sitzungsdaten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Für die Echtzeit-Sprachverarbeitung von VJP können Gesprächsinhalte vorübergehend von Dienstleistern außerhalb der EU (einschließlich der Vereinigten Staaten) verarbeitet werden. Diese Übermittlung dient ausschließlich der Ermöglichung des Avatar-Gesprächs und ist durch Standardvertragsklauseln (DSGVO Artikel 46) abgesichert.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO): Verbesserung eines kostenlosen öffentlichen Dienstes. Vor jedem Gespräch werden Sie ausdrücklich informiert und müssen zustimmen.
Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?
Gesprächsdaten werden maximal 12 Monate aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht. Dieser Zeitraum ist erforderlich, um VJP auf Basis früherer Gespräche zu verbessern. Technische Serverprotokolle (wie IP-Adressen) werden gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie unseres Hostinganbieters gespeichert.
Auftragsverarbeiter
Für den Betrieb von VJP arbeiten wir mit externen Dienstleistern in folgenden Kategorien zusammen:
- Avatar- und Sprachverarbeitung (Echtzeit-Konversation)
- Echtzeit-Audio-/Videokommunikation (WebRTC)
- Datenbank für Sitzungs- und Gesprächsdaten
- Hosting und Server-Infrastruktur
- Technische Implementierung und Wartung
Mit jedem Auftragsverarbeiter wurden Vereinbarungen gemäß DSGVO Artikel 28 getroffen. Konkrete Namen der Auftragsverarbeiter sind auf Anfrage verfügbar.
Quelles données collectons-nous ?
Lorsque vous avez une conversation avec VJP, les données suivantes sont traitées :
- Contenu de la conversation (transcription) : le texte de votre conversation avec VJP
- Identifiant de session : un code anonyme généré aléatoirement qui identifie votre conversation
- Horodatage : le moment où la conversation a eu lieu
De plus, nous traitons automatiquement des données techniques de visite :
- Adresse IP
- Informations sur le navigateur et l'appareil
- Heure de la visite
Important : Les adresses IP et le contenu des conversations sont délibérément stockés séparément dans des systèmes différents. Il n'y a aucun lien entre les deux.
À quoi servent vos données ?
Les données de conversation sont utilisées exclusivement pour :
- Améliorer et évaluer VJP
- Surveiller la qualité des réponses
- Comprendre quelles questions les utilisateurs posent
Les données ne sont pas utilisées à des fins commerciales, de profilage ou de vente à des tiers.
Sécurité des données
Nous prenons des mesures techniques appropriées pour sécuriser vos données :
- Connexion chiffrée (HTTPS)
- Contrôle d'accès à la base de données (Row Level Security)
- Séparation stricte entre les données de conversation et les données techniques de visite
- Seul le personnel autorisé a accès
Stockage et transfert
Les transcriptions et les données de session sont stockées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Pour le traitement vocal en temps réel de VJP, le contenu des conversations peut être traité temporairement par des prestataires situés hors de l'UE (y compris les États-Unis). Ce transfert a pour unique but de permettre la conversation avec l'avatar et est sécurisé par des clauses contractuelles types (article 46 RGPD).
Base juridique du traitement
Nous traitons vos données sur la base de l'intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD) : améliorer un service public gratuit. Avant chaque conversation, vous êtes explicitement informé et devez donner votre accord.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les données de conversation sont conservées pendant un maximum de 12 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées. Cette période est nécessaire pour améliorer VJP sur la base des conversations précédentes. Les journaux techniques du serveur (tels que les adresses IP) sont conservés conformément à la politique de conservation de notre hébergeur.
Sous-traitants
Pour le fonctionnement de VJP, nous collaborons avec des prestataires externes dans les catégories suivantes :
- Traitement de l'avatar et de la parole (conversation en temps réel)
- Communication audio/vidéo en temps réel (WebRTC)
- Base de données pour les données de session et de conversation
- Hébergement et infrastructure serveur
- Mise en œuvre et maintenance techniques
Des accords ont été conclus avec chaque sous-traitant conformément à l'article 28 du RGPD. Les noms spécifiques des sous-traitants sont disponibles sur demande.
¿Qué datos recopilamos?
Cuando mantiene una conversación con VJP, se procesan los siguientes datos:
- Contenido de la conversación (transcripción): el texto de su conversación con VJP
- ID de sesión: un código anónimo generado aleatoriamente que identifica su conversación
- Marca de tiempo: el momento en que tuvo lugar la conversación
Además, procesamos datos técnicos automáticos del visitante:
- Dirección IP
- Información del navegador y dispositivo
- Hora de la visita
Importante: Las direcciones IP y el contenido de las conversaciones se almacenan deliberadamente por separado en sistemas diferentes. No existe ningún vínculo entre ambos.
¿Para qué utilizamos sus datos?
Los datos de conversación se utilizan exclusivamente para:
- Mejorar y evaluar VJP
- Supervisar la calidad de las respuestas
- Comprender qué preguntas hacen los usuarios
Los datos no se utilizan con fines comerciales, de elaboración de perfiles ni se venden a terceros.
Seguridad de los datos
Tomamos medidas técnicas apropiadas para proteger sus datos:
- Conexión cifrada (HTTPS)
- Control de acceso a la base de datos (Row Level Security)
- Separación estricta entre datos de conversación y datos técnicos del visitante
- Solo el personal autorizado tiene acceso
Almacenamiento y transferencia
Las transcripciones y los datos de sesión se almacenan en servidores dentro de la Unión Europea. Para el procesamiento de voz en tiempo real de VJP, el contenido de la conversación puede ser procesado temporalmente por proveedores de servicios fuera de la UE (incluidos los Estados Unidos). Esta transferencia tiene como único fin permitir la conversación con el avatar y está protegida mediante cláusulas contractuales tipo (artículo 46 del RGPD).
Base legal del tratamiento
Procesamos sus datos sobre la base del interés legítimo (artículo 6, apartado 1, letra f del RGPD): mejorar un servicio público gratuito. Antes de cada conversación, se le informa explícitamente y debe dar su consentimiento.
¿Cuánto tiempo conservamos sus datos?
Los datos de conversación se conservan durante un máximo de 12 meses, tras los cuales se eliminan automáticamente. Este período es necesario para mejorar VJP sobre la base de conversaciones anteriores. Los registros técnicos del servidor (como las direcciones IP) se conservan conforme a la política de retención de nuestro proveedor de hosting.
Encargados del tratamiento
Para el funcionamiento de VJP colaboramos con proveedores externos en las siguientes categorías:
- Procesamiento de avatar y voz (conversación en tiempo real)
- Comunicación de audio/vídeo en tiempo real (WebRTC)
- Base de datos para datos de sesión y conversación
- Alojamiento e infraestructura de servidores
- Implementación y mantenimiento técnico
Con cada encargado del tratamiento se han establecido acuerdos conforme al artículo 28 del RGPD. Los nombres concretos de los encargados del tratamiento están disponibles a petición.
